Zahnarztpraxen im digitalen Wandel

Herr Bartel, die digitale Transformation von Dentalpraxen ist keine Vision mehr, sondern in immer mehr Praxen bereits gelebte Realität. Welche konkreten Vorteile bringt die Digitalisierung den Zahnarztpraxen?

Bartel: Die Digitalisierung bietet Dentalpraxen eine ganze Reihe von Vorteilen, von denen ich exemplarisch einige herausgreifen möchte. Durch die Integration von digitalen Röntgenbildern oder Bildern von Intraoralkameras in das Praxismanagement System stehen diese dem Zahnarzt direkt am Stuhl zur Verfügung. Das gleiche gilt für Ergebnisse aus Laboruntersuchungen. All diese Informationen gebündelt in einer Oberfläche zur Verfügung zu haben, steigert die diagnostischen Möglichkeiten, die Effizienz und erleichtert Alternativplanungen erheblich. Darüber hinaus können durch den Wegfall von Aktenschränken die Kosten deutlich gesenkt werden.

Die genannten Argumente sind überzeugend. Woran liegt es, dass viele Praxen diesen Weg trotzdem nicht gehen?

Bartel: Einige Praxen arbeiten nach dem Motto „never change a running system“ und beharren auf dem Etablierten und scheinbar Alternativlosen. In unseren Gesprächen merken wir, dass vielen Praxen schlicht die benötigten Informationen fehlen, um das große Ganze zu erfassen und kalkulieren zu können. Viele Produktlieferanten bewerben die singulären Vorteile ihrer Produkte – beraten die Praxen allerdings nicht gesamtheitlich. Als Lösungsanbieter sind wir gefordert, gemeinsam mit unseren Praxen einen individuellen Plan für deren erfolgreiche Zukunft zu entwickeln. Denn klar ist: An der Digitalisierung geht kein Weg vorbei! Analog zum Begriff „Industrie 4.0“ arbeiten wir mit dem Begriff „Dental 4.0“ und beschreiben so eine gesamtheitlich vernetzte und damit erfolgreiche Dentalpraxis.

Darüber hinaus sehen wir eine ganze Reihe von neu gegründeten Dentalpraxen, die von vorneherein auf die Möglichkeiten der Digitalisierung setzen. Für diese Praxen ist es offenkundig, dass es keinerlei Papierarchiv gibt, dass alle erzeugten Bilder zentral im Praxismanagement System verfügbar sein müssen und dass der Austausch mit Laboren oder anderen Partnern einfach und per Mausklick erfolgen muss. Diese digitalen Workflows – bei BDV sprechen wir von den NEXT-Prozessketten – lassen sich mit unserer Lösung VISInext sehr einfach abbilden und anpassen.

An welchen Stellen unterstützt Ihre Lösung Anwender durch Workflows?

Udo Bartel, Geschäftsleitung Dental, BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH

Udo Bartel, Geschäftsleitung Dental BDV GmbH

Bartel: Mit den NEXT-Prozessketten können praxisspezifische Workflows je nach Bereich/Behandlungsablauf definiert werden, wobei sequentielle, parallele oder auch gemischte Arbeitsschritte verwendet werden können. Diese enthalten, z.B. nach Bereichen gegliedert, einzelne Stepps für den weiteren Behandlungsablauf des Patienten. Freitext, Informationen zum Patienten bzw. selbst hinzuzufügende Schritte, sind zur Übernahme/Anzeige aus der NEXT-Prozesskette Stammdaten vorgesehen. Dazu gibt es die Möglichkeit zur Terminvergabe.

Dazu können zu einzelnen Prozessen (z.B. Rechnung) Informationen hinterlegt werden, die beim Abarbeiten einer Prozesskette in einem anderen Bereich angezeigt werden. Hierzu gibt es mögliche Mitarbeiter-/Gruppenzuweisungen, wie auch arbeitsplatzbezogene Schritte.

Die Prozesskette wird von der Praxis definiert und bietet dem Anwender im Rahmen des Behandlungsprozesses (z.B. Leistungserfassung in Behandeln, ZE-Planung, etc.) genau die nächsten Schritte an, die in der Praxis standardmäßig erfolgen. Ein Rückgriff auf bereits erledigte Aktionen dieser Prozesskette ist über die Auflistung in der Info-View jederzeit möglich.

„NEXT Prozesskette“

Arbeitet man diese Aktionen, z.B. Formulardruck oder Terminvergabe ab, werden diese in der Liste der möglichen NEXT-Aktionen als erledigt gekennzeichnet. Bei Verlassen des Patienten / der Prozesskette speichert VISInext den Status der bisherigen Behandlung und setzt bei Wiederaufruf des Patienten in der dazugehörigen Prozesskette wieder auf.

Mit den VISInext Prozessketten können Abläufe in Dentalpraxen sehr einfach abgebildet werden – eine ideale Lösung, um bei unterbrochenen Arbeiten wieder an der richtigen Stelle weiter zu arbeiten.

Lassen Sie uns über das Thema der „lückenlosen Dokumentation“ sprechen. Wie gehen Sie damit in einer komplett digitalisierten Praxis um?

Bartel: Die „lückenlose Dokumentation“ ist nicht zuletzt durch das Patientenrechtegesetz zu einem zentralen Thema in jeder Praxis geworden. Das gilt sowohl für alle Einträge in der Patientenakte, als auch für das dokumentationspflichtige Hygienemanagement, in dem jede Praxis ihre komplette Hygienekette nachweisen muss. Unsere Praxismanagement Software vereinfacht die Dokumentation aller Hygieneverfahren wie Verpackung, Desinfektion und Sterilisation in der Dentalpraxis – eine dramatische Vereinfachung und Beschleunigung der seitherigen, oft manuellen Dokumentationsprozesse.

In einer digitalisiert arbeitenden Praxis sind letztlich alle zum Patienten verfügbaren Informationen im Praxismanagement System zentral verfügbar. Dies bedeutet faktisch eine Vereinfachung und Vereinheitlichung der lückenlosen Dokumentation, denn alle Leistungen und Dokumentationen werden direkt am Stuhl in die Behandlungsakte der Patienten eingetragen.

Mit unserer komplett neu entwickelten Praxismanagement Software VISInext haben wir diese Funktion weiter ausgebaut: Das VISInext Logbuch erkennt fehlende Informationen und markiert diese in der jeweiligen Maske. So können alle erforderlichen Daten sofort und an der richtigen Stelle erfasst werden. Dies ist selbstverständlich auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Über eine zentral abrufbare Gesamtübersicht führt VISInext Anwender systematisch durch alle fehlenden Informationen – eine ideale Lösung zur lückenlosen Dokumentation, bei der nichts vergessen wird.

Datensicherheit und der Zugriff auf sensitive Informationen spielt in allen Praxen eine zentrale Rolle. Wie gehen Sie mit diesem Thema um?

Bartel: Wir setzen auf eine schlanke und erprobte Infrastruktur – bestehend aus Windows-Server und –Clients – in der Praxis. Alle Mitarbeiter können jederzeit sicher und performant auf die Daten zugreifen. Ergänzend unterstützen unsere Experten bei Upgrades oder sonstigen Fragen. Unsere über 40-jährige Erfahrung mit hunderten von Installationen sowie das Feedback unserer Partner aus Praxen und Kliniken zeigt, dass dies der aktuell beste Weg ist.

Ergänzend bieten wir mit unseren zertifizierten Apps für iPhone oder iPad eine Lösung an, mit der ein Zahnarzt auch remote auf Controlling-/Monitoring-Daten zugreifen kann. Ein unerlässliches Werkzeug für den Zahnarzt in der heutigen Zeit.

Wie sehen Sie die Rolle der Mitarbeiterinnen bei der Digitalisierung?

Bartel: Aus unserer Erfahrung heraus wissen wir, dass die Digitalisierung einer Zahnarztpraxis am besten funktioniert, wenn alle Mitarbeiter diesen Prozess aktiv mitgestalten können und wollen. Letztlich hat das gesamte Team einen entscheidenden Anteil an effizienteren Prozessen im Alltag. Fakt ist, dass insbesondere jüngere Mitarbeiterinnen und Berufseinsteiger mit modernen Systemen und integriert arbeiten wollen. Eine digitalisierte Praxis ist somit auch attraktiver für Bewerber – ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Bartel.

Das Interview mit H. Bartel, Geschäftsleitung Dental der BDV GmbH zum Thema „Zahnarztpraxen im digitalen Wandel“ wurde geführt von Jochen Maier, summ-it Unternehmensberatung